Artikel vom 08.06.2021
Trautermin buchen: Wie Digitalisierung Deutschlands Amtsstuben entstaubt
Frühling, Sommer - es ist Hochzeitssaison! Doch bevor es soweit ist, braucht es viel, viel Planung. Zum Glück erleichtern Gemeinden Heiratswilligen die Abläufe: Nicht überall, aber immer öfter, kann der Trautermin bequem und schnell gebucht werden. Per Online-Traukalender, einem Standesamt-Meilenstein auf dem Weg zu besserem Bürgerservice.
Traukalender online: Gut informiert entscheiden
Ohne Übertreibung: Ein Online-Traukalender ist mehr als eine einfache Übersicht, um ein Kreuzchen zu setzen. Schließlich geht es nicht um irgendeinen Zahnarzttermin, sondern Fullservice. Hochzeitstermin für 2022 digital reservieren? Ist vielerorts kostenfrei möglich. Gleichzeitig können Paare die Trauorte in allen Details kennenlernen, um sich fundiert für Wunschlocation und -termin zu entscheiden. Nur wenn spezielle Prüfungen nötig sind - etwa wegen der Staatsangehörigkeit der zukünftigen Eheleute - ist das Standesamt für den Termin der Trauung direkt zu kontaktieren. Etwas, worauf die neuen Online-Kalender ergänzend hinweisen.
Trautermin 24/7 vom Sofa buchen
Niemand muss mehr sein Zelt vor dem Rathaus aufschlagen, um einen der heißbegehrten Trautermine in der Traumlocation zu ergattern. Gebucht wird ab sofort rund um die Uhr und vom Sofa aus, Identifikation und qualifizierte Unterschrift klappen kontaktlos und rechtsfest via Videoident. Dabei schlägt Terminreservierung zwei Fliegen mit einer Klappe: Das Standesamt kann so auch gleich die zum Anliegen passenden persönlichen Daten abfragen. Außerdem ist die Gefahr von Doppelhochzeiten gebannt, weil Mehrfachbuchungen im System schlicht unmöglich sind. Ist ein bestimmter Trautermin aufgerufen, ist er für andere Anfragestellen gesperrt.
Alle Standesamt-Termine zentral verwaltet
Automation, die die Abläufe im Standesamt vereinfacht und Programme, die sich für den Datenaustausch mit Bestandssystemen öffnen! Oft ist die Online-Terminvergabe gebührenfrei. Wo nicht, kann die Reservierungsgebühr direkt bei Terminbuchung beglichen werden. Verwaltungssysteme docken hier an - und offerieren Heiratskandidaten alle vertrauten Online-Bezahlsysteme. Sämtliche Standesamt-Termine werden zentral verwaltet - nicht nur die Anmeldung zur Eheschließung, sondern auch Geburtsanmeldung, Namensänderung oder Kirchenaustritte. So kann ein Standesamt Termine und Kundenverkehr so steuern, dass es kaum noch zu Wartezeiten im Haus selbst kommt. Terminmanagement im Standesamt ist in Corona-Zeiten ein Bürgerservice, der auch hilft, den persönlichen Kontakt auf das Nötigste zu beschränken.
Aufgebot noch persönlich bestellen
Wunschtermin geklickt? Die Anmeldung zur Eheschließung ist damit noch nicht verbindlich, sondern es sind noch Unterlagen einzureichen. Wer dies vergisst, wird durch das Standesamt per automatisch genierten Mails erinnert. Welche Papiere dies genau sind, erfährt man auf der Homepage der Stadt. Frühestens sechs Monate vor dem Wunschtermin ist die Anmeldung der Eheschließung (früher Aufgebot) mit Einreichen aller Unterlagen im Standesamt möglich - in persona. Derweil machen zahlreiche Trauorte, nicht selten mehrere Dutzend, mit ansprechendem Layout auf städtischen Homepages Appetit auf den großen Tag. Wo es einen Traukalender gibt, wird er von über 90 Prozent auch genutzt - eine Erfolgsgeschichte und besonders für kleinere Gemeinden eine spürbare Entlastung.
Hackerangriff auf Standesamt
Heidelberg rangiert im SmartCityIndex des BITKOM Verbands aktuell unter den Top 10 beim E-Goverment-Service. Gut, wenn digitaler Bürgerservice als System stabil läuft - nicht immer selbstverständlich. Denn Ende März legte ein Hackerangriff das Standesamt Angermünde - und damit den ganzen Bürgerservice der Stadtverwaltung lahm. Ein Verschlüsselungstrojaner war Grund für massive technische Störungen und Datenverluste. Die Wiederherstellung der Daten gestaltete sich langwierig, so dass Bürger und Standesbeamte doch wieder zum Telefonhörer greifen mussten: Schließlich lassen sich Leistungen wie Trauungen nicht aufschieben! Also kooperierte das Standesamt mit dem Nachbaramt - und erledigte Vieles über Pinnow. Nicht nur in Angermünde in der Uckermark rüsten städtische IT-Abteilungen nun bei den Sicherheitsmaßnahmen auf.
Jetzt planerischen Weitblick beweisen ...
Frühlingsgefühle liegen in der Luft - und die Trauzimmer in historischen Rathäusern, romantischen Orangerien und imposanten Barocksälen locken. Ihrer Zeit weit voraus, können Brautpaare per Traukalender bis zu 18 Monate in die Zukunft blicken. Auch die nächste Fachtagung kommt bestimmt: Tausende Standesbeamte treffen sich, um sich beim Thema Software live zeigen zu lassen, wie moderner Service aussieht, der die Wege für den Bürger verkürzt. Kurz: Wer vorankommen will, wartet nicht auf Zeichen anderer, sondern setzt selbst welche!
